كيفية التعامل بشكل أفضل مع البريد الخاص بك المؤلف: سو وتشاك ديفيوري

رسائل ، مجلات ، فواتير ، منشورات ، ماذا أفعل بها جميعًا. يجب أن يكون هناك ردان فقط على كل بريد أو بريد إلكتروني ، افعل شيئًا بهما أو ارميه!

أفضل طريقة ، كما هو الحال دائمًا ، للتعامل مع كل شيء بطريقة منظمة.

إحدى أسرع الطرق للقيام بذلك هي أن يكون لديك المجلدات التالية:

لون أحمر للأشياء التي يجب التعامل معها على الفور. قد يشمل ذلك أي شيء يحتاج إلى استجابة فورية ، وهو أمر يجب القيام به اليوم. خطاب يجب عليك الرد عليه ، اجتماع عليك تحديد موعده ، تقرير تحتاج إلى القيام به ، مكالمة هاتفية يجب إجراؤها. ضمن هذا المجلد ، ستحتاج إلى تحديد أولويات ما يجب التعامل معه أولاً ، وثانيًا ، وما إلى ذلك.

يجب وضع الفواتير الواردة والتي يجب دفعها في ملف Tickler الخاص بك قبل يومين من تاريخ استحقاقها لحساب وقت الإرسال بالبريد. لذا أثناء فتح فواتيرك الواردة في البريد ، تحقق من تاريخ الاستحقاق وضعها في ملف الدغدغة. إذا كان لا بد من دفعها عند الاستلام ، فضعها في المجلد الأحمر حتى تتمكن من التعامل معها على الفور.

يتم وضع الاجتماعات (النشرات) التي يجب حضورها في مجلد رمادي. تأكد من التحقق من التواريخ ، وتمييزها. خطوتك التالية هي التأكد من وضعها في التقويم الخاص بك ، ثم دغدغة قبل يومين لمراجعتك أو إذا كان هناك أي شيء تحتاج إلى القيام به أو الاستعداد للاجتماع.

إذا تلقيت رسائل بارزة في الاجتماع أو دقائق عن طريق البريد ، فيمكن وضعها في مجلد أصفر لإطلاعك عليها في تاريخ لاحق. هذه هي أنواع الأشياء التي يمكن قراءتها أثناء الغداء ، أو أثناء النسخ الاحتياطي للملفات والطباعة وما إلى ذلك.

يمكن وضع المجلات والمقالات التي تتلقاها في مجلد أسود. هذا هو مجلد القراءة الخاص بك. اصطحبها معك عندما تذهب في المواعيد التي تعلم أنها ستواجه بعض الوقت المتأخر. اقرأ أثناء الغداء. حدد موعدًا في الصباح وعطلات نهاية الأسبوع. إذا جعلت القراءة جزءًا من جدولك اليومي ، فلن تتراكم. وتذكر ، بمجرد قراءتها ، قم بلفها بعيدًا ، أو ارمها.

كل قطعة من الورق يجب أن تولد رد فعل ، قد يكون التفاعل هو التعامل معها ، أو حفظها ، أو رميها ، لكن يجب أن تحدث واحدة منها. إذا اتبعت هذه القاعدة البسيطة ، فيمكنك التحكم في البريد والأوراق ، وستتمكن من بدء التشغيل.

حقوق النشر DeFiore Enterprises 2002

ZZZZZZ